Définition de l’éditique
L’éditique est le nom donné à l’ensemble des techniques et outils informatiques mis en œuvre au sein d’une entreprise ou d’une organisation, pour concevoir, produire et diffuser des documents personnalisés (factures, contrats, courriers, relevés de compte…)
Le terme, apparu au début des années 2000, est la contraction des termes « édition » et « informatique »
Bon, tout ça peut paraître un peu abstrait. Pour faire simple, prenons donc un exemple concret. Disons que vous travaillez au sein d’une banque. Vous avez régulièrement besoin d’envoyer à vos clients des documents (relevés bancaires, courriers commerciaux…)
Ces documents peuvent contenir à la fois des zones communes, identiques pour tous vos destinataires (exemple : le logo de votre banque, une phrase d’introduction, certains paragraphe de votre courrier…) et des zones personnalisées (exemple : l’adresse du client, le solde de son compte…)
Pour faire encore plus simple : chaque mois, il faut bien imprimer / éditer les relevés de comptes bancaires de tous vos clients (que ce relevé bancaire ci soit transmis sous forme papier via du courrier postal classique ou sous forme dématérialisée via un fichier PDF par exemple). Ce document est, bien évidemment, totalement personnalisé en fonction de la situation de chaque client (on retrouve quand même certaines parties communes à tous les relevé tels que le logo, l’adresse de la banque…)
L’éditique, c’est donc l’ensemble des outils et techniques qui vont permettre de gérer ce types de documents…
Il faut souligner que le terme « éditique » est de moins en moins utilisé. En effet, historiquement, l’éditique est plutôt liée aux documents papier. On utilise aujourd’hui plus fréquemment, même en France, le terme anglais de CCM pour Customer Communication Management. Le CCM, englobe, au-delà des documents papier, les documents digitaux. Mais, globalement, on parle bien de la même chose !
Quel est l’objectif de l’éditique ?
L’objectif de l’éditique est de faciliter la gestion des flux documentaires dans les entreprises et les organisations, en automatisant les tâches répétitives et en optimisant les coûts et les délais de traitement. Les technologies de l’éditique incluent les systèmes de gestion de contenu, les logiciels de mise en page, les imprimantes et les machines de mise sous pli.
Les diverses phases d’une démarche éditique
On peut définir plusieurs phases (sachant que chacune de ces phases peut nécessiter des outils éditique spécifiques) :
Conception / modélisation du document : création de la « trame générale » du document : quelles seront les parties communes à tous les destinataires, quelle seront les zones personnalisées, quels types d’informations contiendront-elles… Dans la mesure ou la conception de ces documents doit se faire de façon « souple », facilement afin que les divers services de l’entreprise puisse gérer cette étape (et pas seulement des spécialistes informatique), on parle souvent de « conception, agile » des documents
Production du document: des outils informatiques permettent de composer des documents personnalisés (en très grand nombre) en fonction des données correspondant à chaque client. Il faut être capable de produire un très grand nombre de document (une banque peut avoir des millions de clients à qui il faut envoyer un relevé !), aussi, on parle souvent de « production en volume » (ou « génération de masse » ou « production batch »…)
Diffusion du document. Il peut s’agir de diffuser le document via des moyens très classiques, comme un courrier postal mais, de plus en plus, les documents sont aujourd’hui transmis sous forme dématérialisée / digitale : e-mail, site web, réseaux sociaux, appli…. Le client souhaite pouvoir retrouver ses informations sur divers supports. Aussi, on parle de « communication digitale cross média »
Archivage du document. Après la diffusion, il est évidemment nécessaire de pouvoir conserver / archiver le document. Les outils éditique doivent donc permettre de gérer cette phase.
En résumé
L’éditique est fondamentalement un ensemble d’outils et techniques permettant de gérer et traiter efficacement les flux documentaires au sein des entreprises et administrations. Cela va de la conception à l’archivage, en passant par la production et la diffusion, en répondant à des besoins précis tels que l’automatisation, la personnalisation et l’optimisation. Si, historiquement, l’éditique a été associée principalement aux documents papier, aujourd’hui, elle embrasse une dimension plus large avec la digitalisation et la communication cross-média. Malgré le déclin de l’usage du terme « éditique » en faveur de « CCM », l’importance de ces outils dans la facilitation de la gestion des communications client demeure primordiale.
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